Jak efektywnie zarządzać skrzynką mailową?
Praca ze skrzynką mailową to codzienność większości z nas, ponieważ to głównie tym kanałem odbywa się komunikacja w firmie, delegowanie zadań, czy współpraca z klientkami/klientami zewnętrznymi i wewnętrznymi. Nie dziwi więc fakt, że w ciągu jednego dnia do naszej skrzynki wpadać może 100-200 wiadomości różnego typu i z różnym priorytetem.
Jedna z ciekawszych koncepcji zarządzania skrzynką mailową i zadaniami opisana jest przez Davida Allena w jego książce i metodzie Getting Things Done. Metodę wdrażają największe światowe organizacje, którym zależy na efektywnym i bezstresowym zarządzaniu czasem przez pracowników/pracowniczki, uznając ją za najbardziej spójny, efektywny i wydajny system racjonalizacji zadań. Książka dostępna jest na polskim rynku. Każda osoba zainteresowana tematem osobistej efektywności, również w aspekcie zarządzania mailami, odnajdzie w niej wiele praktycznych rozwiązań ułatwiających pracę.
Radzenie sobie z natłokiem wiadomości i zadaniami, które z nich wynikają to nie lada sztuka, dlatego w poniższych punktach zebraliśmy najważniejsze zasady, które pozwolą Tobie zostać mistrzem mailowej efektywności.
- Stosuj zasadę ZERO INBOX, w myśl, której w naszej skrzynce odbiorczej nie ma niezałatwionych maili. Po przeczytaniu wiadomości decyduj natychmiast, co z nią zrobisz. Nie pozostawiaj jej nieodczytanej, aby nie tracić czasu na ponowne jej procesowanie.
- Sprawdzaj skrzynkę 3 razy dziennie wyrabiając sobie nawyk świadomego sprawdzania poczty (np. po rozpoczęciu pracy, w trakcie, z końcem dnia pracy). Dodatkowo, wyznacz sobie czas (na początku wspomagając się np. stoperem), w którym będziesz efektywnie pracowała/pracował z wiadomościami mailowymi.
- Skrzynka służbowa służy do “załatwiania” Twoich spraw zawodowych. Unikaj w niej komunikacji dotyczącej Twoich osobistych kwestii. Nie odrywa to Twojej uwagi od pracy
i pozwala na większą efektywność. - Dbaj o porządek, stosuj foldery i kategorie, które pozwolą Tobie na szybką segregację maili – np. według typów klientek/ów czy typów zadań, których dotyczą wiadomości.
- Wykorzystuj automatyzację i szablony. Możesz powielać treści wcześniej przygotowanych wiadomości. Jednocześnie, pamiętaj o ich personalizacji – zdecydowanie zaoszczędzisz
w ten sposób czas. - Zrezygnuj z subskrypcji newsletterów, których nie czytasz. Zostaw tylko te, które są dla Ciebie naprawdę istotne. Załóż w skrzynce specjalną regułę, która będzie kategoryzować wiadomości typu newsletter do danego folderu.
- Załóż osobną skrzynkę na SPAM, która nie będzie obciążać Twojej skrzynki zawodowej
i prywatnej. - Wyłącz/wycisz powiadomienia mailowe, szczególnie na telefonie, ponieważ przyczyniają się one do ciągłego rozpraszania się i bycia w gotowości. Kto z nas lubi, gdy na ikonce programu pocztowego pojawia się powiadomienie o ilości nieprzeczytanych maili? Oczywiście,
stojąc w kolejce dobrze odpowiedzieć na kilka wiadomości. Niemniej, wielu spraw nie da się “załatwić” od razu jedną wiadomością, więc siłą rzeczy takim działaniem generujemy sobie
w tym momencie dodatkową pracę. - Każdą wiadomość procesuj tylko raz. W efektywnym zarządzaniu swoją skrzynką nie chodzi
o ciągłe sprawdzanie maili, tylko o faktyczne ich załatwianie i procesowanie. Pamiętaj też,
że w czasie, w którym procesujesz maile nie robisz nic innego i tylko im poświęcasz 100% swojej uwagi. - Jeśli otrzymujesz w ciągu dnia bardzo dużo maili, przygotuj autoresponder, który będzie informował Twoich klientów, jaki jest czas oczekiwania na odpowiedź z Twojej strony. Dzięki temu unikniesz generowania nowych maili oraz telefonów z zapytaniami, kiedy można liczyć na odpowiedź.
Warto również wspomnieć o strategii, którą dobrze jest przyjąć przy odpisywaniu na wiadomości mailowe. Według zasady 4W odpisując na maila należy określić, jaki typ działania jest dla niego najwłaściwszy. Każdy z typów działań rozpoczyna się od litery W.
- Możemy więc mówić o mailach typu WYŚLIJ ODPOWIEDŹ – są to wiadomości,
na które możemy odpowiedzieć w krótkim czasie np. w 2 minuty. Jeśli coś jest tak mało czasochłonne, lepiej zrobić to od razu i o tym zapomnieć. Na takie maile odpisuje się od razu bez względu na to, czy są pilne, czy nie. - Kolejnym typem jest WYZNACZ TERMIN. Stosuje się go do maili, którymi nie mamy możliwości zaopiekować się od razu, ponieważ są czasochłonne, a odpowiedź na nie wymaga przygotowań. Wobec takich wiadomości należy wyznaczyć termin rekomendowanej odpowiedzi i zapisać go w kalendarzu.
- Kolejny typ wiadomości to WYDELEGUJ. Dotyczy on maili, które trafiły do nas trochę
przez przypadek. Korzystniej dla danej sprawy będzie wówczas, gdy zajmie się nimi bardziej kompetentna osoba. - Ostatni typ maili to WYRZUĆ, najczęściej zalicza się do nich oferty i spam, którymi nie jesteśmy zainteresowani.
Autorka: Agnieszka Jaśkiewicz-Kłosowska